12/2018: UBO-REGISTER: VERPLICHTE REGISTRATIE VAN DE UITEINDELIJKE BEGUNSTIGDE TEGEN UITERLIJK 31 MAART 2019

In het kader van de strijd tegen witwassen van geld en financiering van terrorisme werd op Europees bepaald dat de lidstaten ervoor moeten zorgen dat informatie over de uiteindelijke begunstigden (Ultimate Beneficial Owner of UBO afgekort)  wordt gehouden in een centraal register.

Op 31 oktober 2018 is in navolging van deze Europese verplichting, het Belgische UBO-register operationeel geworden. Dit is een elektronisch register – beheerd door de Administratie van de Thesaurie –  dat tot doel heeft om toereikende en actuele informatie te verzamelen en ter beschikking te stellen over de UBO van in België opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten.

De bestuurders van vennootschappen en andere entiteiten zijn als informatieplichtige verplicht om uiterlijk tegen 31 maart 2019 de gegevens en stavingstukken van hun UBO te communiceren aan het UBO-register. De juistheid van de informatie in het UBO-register moet jaarlijks worden bevestigd door de informatieplichtige en in het geval van een wijziging moeten de gegevens binnen een maand geactualiseerd worden.

Wie zijn de onderworpen entiteiten ?
In het UBO-register dienen de gegevens te worden opgenomen van de uiteindelijke begunstigden van de in België opgerichte :
–  Vennootschappen
– 
(Internationale) vzw’s en stichtingen
– 
Trusts, fiducieën of gelijkaardige juridische entiteiten.

De wetgeving bepaalt niet precies welke entiteiten kwalificeren als een vennootschap, maar op basis van het Belgisch vennootschapsrecht vallen ook vennootschappen zonder rechtspersoonlijkheid onder het toepassingsgebied, zoals de burgerlijke maatschap.

Wie is UBO ?
De uiteindelijke begunstigde van een vennootschap zijn de natuurlijke persoon of personen die rechtstreeks of onrechtstreeks, alleen of samen met anderen, zeggenschap uitoefenen en/of een toereikend vermogensrechtelijk belang aanhouden in de vennootschap, waarbij het (on)rechtstreeks in handen hebben van meer dan 25 procent van de stemrechten of aandelen geldt als een indicatie van een toereikend percentage.

Ook personen die via andere middelen zeggenschap hebben in de vennootschap, zoals via gezamenlijke stemafspraken, via statutaire clausules of via aandeelhoudersovereenkomsten kunnen kwalificeren als een uiteindelijke begunstigde.

Voor zover er op basis van zeggenschap of vermogensrechtelijk belang geen natuurlijke personen kunnen worden geïdentificeerd als uiteindelijke begunstigden, kan het zogenaamde hoger leidinggevende personeel (CEO) van de vennootschap als uiteindelijke begunstigde worden aangemerkt.

Ook voor (i)vzw’s, stichtingen, fiducieën en trusts zijn er specifieke wettelijke bepalingen wie precies als uiteindelijke begunstigde dient te worden aangemerkt.

Welke informatie moet worden meegedeeld en wanneer ?

  • de naam, de geboortedatum, het verblijfsadres, het rijksregisternummer, nationaliteit(en), land van verblijf en volledige verblijfsadres van de uiteindelijke begunstigde alsmede zijn identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is;
  • Ogenblik waarop deze persoon uiteindelijke begunstigde is geworden, en op welke basis deze persoon als uiteindelijke begunstigde wordt beschouwd : de omvang (percentage) van het belang van deze persoon in de vennootschap en het om een rechtstreekse of een onrechtstreekse UBO gaat (in laatste geval dienen ook het aantal tussenpersonen en de identiteitsgegevens van deze tussenperso(o)n(en) vermeld te worden);
  • De aard van de zeggenschap / belang (via participatie, andere wijze of leidinggevend personeel)
  • Of het gaat om een rechtstreekse of onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde;
  • Als het om een onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde gaat, het aantal tussenpersonen en ook, voor elk van hen, de volledige identificatiegegevens, met minstens de naam, de oprichtingsdatum, de handelsnaam, de rechtsvorm, het adres van de maatschappelijke zetel en het ondernemingsnummer of elk ander vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar de tussenpersoon is geregistreerd;
  • De omvang van het uiteindelijke belang in de informatieplichtige

De verwerking van deze persoonsgegevens is onderworpen aan de toepasselijke wetgeving inzake bescherming van persoonsgegevens.

Hoe dient de informatie te worden meegedeeld ?
De informatie moet via het online platform MyMinFin overgemaakt worden aan het UBO-register. De verantwoordelijkheid rust op het bestuursorgaan maar het bestuursorgaan kan hiertoe een interne of externe gevolmachtigde aanduiden.


Wie heeft toegang ?

De toegang tot het UBO-register is wat betreft de vennootschappen zeer ruim. Het register is toegankelijk voor:

  • de bevoegde autoriteiten. Dat is ieder overheidsorgaan met als wettelijke opdracht de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van het terrorisme (of daarmee verband houdende basisdelicten zoals ernstige fiscale fraude, al dan niet georganiseerd).
  • onderworpen entiteiten in het kader van het hen opgelegde klantenonderzoek zoals financiële instellingen, verzekeringsondernemingen, notarissen, advocaten en accountants.
  • elke burger (particulier) (enkel bij opzoekingen van verenigingen en trusts moet een legitiem doel aangetoond worden).

Met betrekking tot (i)vzw’s, stichtingen, fiducieën en trusts is de toegang beperkter. Niet elke burger, maar enkel diegene die een legitiem belang kan aantonen kan toegang krijgen tot bepaalde gegevens.

Er kan via het elektronisch register niet worden gezocht op de naam van de uiteindelijke begunstigde zelf. De opzoeking van de uiteindelijke begunstigden kan enkel worden uitgevoerd aan de hand van de naam of het ondernemingsnummer van een vennootschap.   Elke burger zal dus kunnen opzoeken wie de UBO is van een vennootschap en wat zijn omvang van het belang is in de betrokken vennootschap. Om privacy redenen zullen bepaalde gegevens, zoals de voornaam, de verblijfplaats of geboortedag door hen niet kunnen geraadpleegd worden.

Voor de opzoeking in het UBO-register zal een nog nader te bepalen kost worden aangerekend.

Sancties
Naast de algemeen geldende vennootschapsrechtelijke boete van 400 tot 40.000 EUR kan aan de leden van het bestuursorgaan bijkomend een administratieve geldboete opgelegd worden tussen de 250 en de 50.000 EUR ingevolge de specifieke wetgeving omtrent het UBO-register.

Welke stappen nu reeds ondernemen ?
Hoewel er nog enkele maanden tijd is, kunt u zich best tijdig voorbereiden. Vooral in meer complexe (internationale) groepsstructuren kan het verzamelen van de vereiste gegevens en bewijzen heel wat tijd in beslag nemen.   Indien de uiteindelijke begunstigde natuurlijke persoon of personen het vereiste belang aanhouden via een keten van tussenentiteiten, zal immers elke van deze entiteiten moeten worden geïdentificeerd.  Bovendien moeten de nodige documenten ter staving van de gegevens worden verzameld om elektronisch te communiceren aan het register.

De informatie kan op heden technisch reeds via Myminfin worden gecommuniceerd aan het UBO-register.

Praktische informatie kunt u terugvinden op: https://financien.belgium.be/nl/E-services/ubo-register