12/2018: REGISTRE UBO: ENREGISTREMENT OBLIGATOIRE DU BÉNÉFICIAIRE EFFECTIF AU PLUS TARD LE 31 MARS 2019

Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, il a été décidé au niveau européen que les États membres doivent veiller à ce que les informations relatives au bénéficiaire effectif (UBOUltimate Beneficial Owner) soient consignées dans un registre central.

Le 31 octobre 2018, à la suite de cette obligation européenne, le registre UBO belge est devenu opérationnel. Il s’agit d’un registre électronique – géré par l’Administration de la Trésorerie – dont l’objectif est de collecter et de mettre à disposition des informations suffisantes et à jour sur l’UBO des sociétés et d’autres entités juridiques constituées en Belgique.

Les administrateurs de sociétés et autres entités sont tenus, en tant qu’agents déclarants, de communiquer les informations et pièces justificatives de leur UBO au registre UBO au plus tard le 31 mars 2019. L’exactitude des informations figurant dans le registre UBO doit être confirmée chaque année par l’agent déclarant et, en cas de modification, les données doivent être actualisées dans un délai d’un mois.

Qui sont les entités visées ?
Le registre UBO doit contenir les coordonnées des bénéficiaires effectifs des :

  • Sociétés
  • A(I)SBL et fondations
  • Trusts, fiducies ou autres entités juridiques similaires

constituées en Belgique.

La législation ne détermine pas exactement quelles entités peuvent être considérées comme des sociétés, mais sur la base du droit belge des sociétés, les sociétés sans personnalité juridique, telles que les sociétés de droit civil, sont également incluses.

Qui est considéré comme un bénéficiaire effectif ?
Le bénéficiaire effectif d’une société est la ou les personne(s) physique(s) qui, directement ou indirectement, seules ou conjointement avec d’autres, exerce(nt) un contrôle et/ou détien(nen)t un intérêt patrimonial dans la société, la détention (in)directe de plus de 25 % des droits de vote ou des actions étant une indication d’un pourcentage suffisant.

Les personnes qui contrôlent la société par d’autres moyens, tels que les conventions de vote, les clauses statutaires ou les pactes d’actionnaires, peuvent également être considérées comme bénéficiaires effectifs.

Si, sur la base du contrôle ou de l’intérêt patrimonial, aucune personne physique ne peut être identifiée comme bénéficiaire effectif, la ou les personnes physiques appartenant au personnel de la haute direction (CEO) de la société peuvent être considérées comme bénéficiaires effectifs.

Il existe également des dispositions légales spécifiques pour les A(I)SBL, les fondations, les fiducies et les trusts pour déterminer qui exactement doit être considéré comme bénéficiaire effectif.

Quelles informations doivent être communiquées et quand ?

  • Le nom, la date de naissance, l’adresse du domicile, le numéro de registre national, la ou les nationalité(s), le pays de résidence et l’adresse complète de résidence du bénéficiaire effectif et son numéro d’identification au registre national des personnes physiques ou de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale et, le cas échéant, tout autre moyen d’identification comparable délivré par l’État où il réside ou dont il a la nationalité ;
  • Le moment où cette personne est devenue bénéficiaire effectif, et sur quelle base cette personne est considérée comme bénéficiaire effectif : l’étendue (pourcentage) de l’intérêt de cette personne dans la société et il s’agit d’un UBO direct ou indirect (dans ce dernier cas, le nombre d’intermédiaires et leurs coordonnées doivent également être indiqués) ;
  • La nature du contrôle/de l’intérêt (par la participation, par d’autres moyens ou par le personnel de la haute direction)
  • S’il s’agit d’un bénéficiaire effectif direct ou indirect ;
  • En cas de bénéficiaire effectif indirect, le nombre d’intermédiaires ainsi que, pour chacun d’eux, son identification complète, y compris au moins la dénomination, la date de constitution, la raison sociale, la forme juridique, l’adresse du siège social et le numéro d’entreprise ou tout autre moyen d’identification comparable émis par l’État où l’intermédiaire est enregistré ;
  • l’étendue de l’intérêt effectif détenu dans l’agent déclarant

Le traitement de ces données personnelles est soumis à la législation applicable en matière de protection des données personnelles.

Comment l’information doit-elle être communiquée ?
Les informations doivent être envoyées au registre UBO via la plate-forme en ligne MyMinFin. La responsabilité incombe à l’organe d’administration, mais celui-ci peut désigner à cet effet un délégué interne ou externe.


Qui a accès ?
L’accès au registre UBO est très étendu en ce qui concerne les sociétés. Le registre est accessible :

  • aux  autorités compétentes. Il s’agit de tout organisme public ayant pour mission légale de lutter contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme (ou des infractions principales connexes telles que la fraude fiscale grave, organisée ou non). 
  • aux  entités assujetties dans le cadre de la viligance à l’égard de la clientèle qui leur est imposée, comme les institutions financières, les compagnies d’assurance, les notaires, les avocats et les comptables.
  • à tout citoyen (particulier) (seules les recherches d’associations et trusts doivent démontrer un but légitime).

En ce qui concerne les A(I)SBL, les fondations, les fiducies et les trusts, l’accès est plus restreint. Seuls les citoyens pouvant démontrer un intérêt légitime peuvent avoir accès à certaines informations.

Le registre électronique ne peut pas être utilisé pour rechercher le nom du bénéficiaire effectif lui-même. La recherche de bénéficiaires effectifs ne peut être effectuée qu’à l’aide du nom ou du numéro d’entreprise d’une société. N’importe quel citoyen pourra ainsi rechercher qui est l’UBO d’une société et l’importance de son intérêt dans la société concernée. Pour des raisons de confidentialité, les citoyens ne pourront pas consulter certaines données, telles que le prénom, le lieu de résidence ou la date de naissance.

La recherche dans le registre UBO sera facturée à hauteur d’un montant encore à déterminer.

Sanctions
Outre l’amende de 400 à 40 000 EUR généralement applicable en vertu du droit des sociétés, une amende administrative supplémentaire allant de 250 à 50 000 EUR peut être infligée aux membres de l’organe d’administration conformément à la législation spécifique relative au registre UBO.

Et maintenant, quelles mesures prendre ?
Bien qu’il reste encore quelques mois, il est préférable de se préparer à temps. Dans les structures de groupes plus complexes (internationales) en particulier, la collecte des données et des preuves requises peut prendre beaucoup de temps. En effet, si la ou les personnes physiques bénéficiaires effectifs détiennent l’intérêt requis par l’intermédiaire d’une chaîne d’entités intermédiaires, chacune de ces entités devra être identifiée. En outre, les pièces justificatives nécessaires étayant les données doivent être collectées afin de pouvoir être communiquées par voie électronique au registre.

Techniquement, les informations peuvent déjà être communiquées au registre UBO via MyMinFin.

Des informations pratiques sont disponibles à l’adresse suivante : https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register

Inge Beernaert

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